Registros Acadêmicos e Lei de Direitos Educacionais da Família e Privacidade (FERPA)

Contexto Geral

A Lei de Direitos Educacionais da Família e Privacidade (FERPA) confere aos "estudantes" o direito de acesso aos seus "registros educacionais". Também limita a divulgação dos registros educacionais de um aluno pela Universidade sem a permissão por escrito do aluno.

De acordo com esta política, "estudantes" são indivíduos que estão ou estavam registrados como alunos na Universidade Jose Maria Vargas. Pessoas que se candidataram sem sucesso à admissão ou que foram aceitas, mas nunca frequentaram a Universidade, não são consideradas "estudantes". Um candidato sem sucesso à admissão na Universidade não é considerado um "estudante" da Universidade.

Registros Abrangidos:

Os "registros educacionais" de um aluno incluem registros, arquivos, documentos e outros materiais regularmente mantidos pela Universidade que contenham informações diretamente relacionadas ao aluno.

Certos tipos de registros estão excluídos do escopo da FERPA. Por exemplo, um aluno não tem direito a examinar:

Registros mantidos pessoalmente por um membro individual do corpo docente que não foram compartilhados com outros e não são acessíveis por outros.

Registros criados ou mantidos por um médico, psicólogo ou outro profissional de saúde reconhecido que são criados, mantidos ou usados apenas em conexão com a prestação de tratamento ao aluno e não estão disponíveis para ninguém além das pessoas que fornecem tal tratamento.

Registros que são confidenciais por lei, como aqueles que podem ser mantidos pelos advogados da Universidade.

Registros contendo informações financeiras sobre os pais de um aluno, como informações enviadas com um pedido de ajuda financeira.

Manutenção de Registros Educacionais

O registro acadêmico oficial de um aluno é mantido pelo Registro Acadêmico, e seu uso é cuidadosamente controlado. Os registros oficiais incluem o histórico acadêmico, documentos específicos enviados em apoio à admissão na Universidade e programas de graduação. Os documentos podem ser mantidos em formato digital. De acordo com os procedimentos estabelecidos de gestão de registros, alguns registros são periodicamente eliminados.

Estudantes, ex-alunos e ex-estudantes da Universidade Jose Maria Vargas podem inspecionar seus registros acadêmicos de acordo com a FERPA. Com as exceções indicadas abaixo, tais registros geralmente não estão disponíveis para ninguém além de representantes da Universidade com uma razão institucional para revisá-los. Transcrições e outros registros de alunos são liberados apenas de acordo com a declaração da FERPA da Universidade.

Declaração da Lei de Direitos Educacionais da Família e Privacidade (FERPA)

A FERPA concede aos estudantes certos direitos em relação aos seus registros educacionais. Esses direitos incluem:

O direito de inspecionar e revisar os registros educacionais do aluno dentro de 45 dias a partir do dia em que a Universidade recebe uma solicitação de acesso. Os alunos devem enviar ao Registro Acadêmico uma solicitação por escrito identificando os registros que desejam inspecionar. O Registro Acadêmico fará arranjos para o acesso e notificará o aluno sobre o horário e o local onde os registros podem ser inspecionados. O aluno deve levar uma identificação com foto válida para a consulta. Os alunos não receberão cópias de nenhuma parte de seus registros, exceto a transcrição da Universidade, a menos que a incapacidade de obter cópias de qualquer parte de seu registro, além da transcrição, efetivamente impeça o exercício de seu direito de inspecionar e revisar seus registros educacionais.

O direito de solicitar a alteração de partes dos registros educacionais do aluno que o aluno acredita estarem imprecisas ou de outra forma em violação dos direitos de privacidade do aluno sob a FERPA. Os alunos que solicitam a alteração de um registro que acreditam estar impreciso devem enviar uma solicitação por escrito ao Registro Acadêmico, identificando claramente a parte do registro que desejam alterar e por que está imprecisa. Se a Universidade decidir não alterar o registro conforme solicitado pelo aluno, a Universidade notificará o aluno da decisão e aconselhará o aluno sobre o direito a uma audiência em relação à solicitação de alteração. Informações adicionais sobre os procedimentos de audiência serão fornecidas ao aluno quando notificado do direito a uma audiência. Se, após uma audiência, a Universidade decidir que os registros não são imprecisos, enganosos ou de outra forma em violação dos direitos do aluno, o aluno pode incluir nos registros uma declaração comentando as informações e expondo razões para discordar da decisão.

O direito de recusar o consentimento para divulgações de informações pessoalmente identificáveis ("PII") contidas nos registros educacionais do aluno, exceto na medida em que a FERPA autoriza a divulgação sem consentimento. Será uma condição da divulgação pela Universidade de PII a terceiros (1) que a parte à qual as informações são liberadas não permitirá que qualquer outra parte tenha acesso a tais informações sem o consentimento por escrito do aluno e (2) que as informações liberadas podem ser usadas apenas para os fins para os quais a divulgação foi feita. Essas condições não se aplicam a determinadas intimações e ordens judiciais.

De acordo com a FERPA, registros contendo PII podem ser divulgados sem consentimento das seguintes maneiras:

Para "Oficiais da Escola" com interesses educacionais legítimos. Um "Oficial da Escola" inclui uma pessoa empregada pela Universidade em uma posição administrativa, supervisora, acadêmica, de pesquisa ou de apoio; oficiais de segurança pública, membros do Conselho de Diretores; ou um estudante servindo em um comitê oficial, como um comitê disciplinar ou de queixas, ou com a função de auxiliar outro Oficial da Escola no desempenho de suas tarefas para a Universidade. Além disso, um Oficial da Escola pode ser um contratado que executa um serviço ou função institucional para o qual a escola de outra forma usaria seus próprios funcionários e que está sob o controle direto da escola no que diz respeito ao uso e manutenção de PII nos registros educacionais, como um advogado, auditor ou agente de cobrança. Um Oficial da Escola tem um interesse educacional legítimo se precisar revisar um registro educacional para cumprir suas responsabilidades profissionais para a Universidade.

Mediante solicitação e a critério do Registro Acadêmico, a autoridades de outra escola na qual o aluno procura ou pretende se inscrever.

A representantes autorizados do Controlador Geral dos EUA, Procurador Geral ou Secretário de Educação, ou a autoridades educacionais estaduais e locais. Divulgações sob esta disposição podem ser feitas, sujeitas aos requisitos da FERPA, em conexão com uma auditoria ou avaliação de programas educacionais apoiados pelo governo federal ou estadual, ou para a aplicação ou cumprimento de requisitos legais federais relacionados a esses programas. Essas entidades podem fazer divulgações adicionais de PII a entidades externas designadas por elas como seus representantes autorizados para conduzir qualquer auditoria, avaliação ou atividade de aplicação ou cumprimento em seu nome.

Em conexão com ajuda financeira para a qual o aluno se candidatou ou recebeu, se as informações forem necessárias para determinar a elegibilidade para a ajuda, o valor da ajuda ou as condições da ajuda; ou para fazer cumprir os termos e condições da ajuda.

A organizações conduzindo estudos para, ou em nome da, Universidade, a fim de: (a) desenvolver, validar ou administrar testes preditivos; (b) administrar programas de auxílio ao estudante; ou (c) melhorar a instrução.

A organizações de acreditação para realizar suas funções de acreditação.

Para cumprir uma ordem judicial ou intimação legalmente emitida.

Se designadas como "informações do diretório". A Universidade designou as seguintes categorias de informações como informações do diretório em relação a cada aluno: nome, endereços de correspondência, campus e permanente, foto, endereço de e-mail, programa de graduação e campo principal de estudo, datas de frequência à Universidade, status de tempo integral, meio período ou meio período, graus conferidos e suas datas, título de tese de mestrado e membros do comitê de tese. Um aluno que não deseja que "informações do diretório" sejam divulgadas a terceiros deve notificar o Escritório do Registro Acadêmico por escrito de seu desejo de reter tais informações no futuro.

Em circunstâncias limitadas, a uma vítima de um suposto autor de um crime de violência ou delito sexual. A divulgação pode incluir apenas os resultados finais do processo disciplinar em relação a esse suposto crime ou delito, independentemente da conclusão.

Em circunstâncias limitadas, ao público em geral, os resultados finais de um processo disciplinar, se a Universidade determinar que o aluno cometeu uma violação das regras ou políticas da Universidade em relação à alegação contra o aluno.

A autoridades apropriadas em conexão com uma emergência de saúde ou segurança, sujeita às disposições dos Regulamentos.

Aos pais de um aluno com menos de 21 anos em relação à violação pelo aluno de qualquer lei federal, estadual ou local, ou de qualquer regra ou política da Universidade, que regulamenta o uso ou posse de álcool ou substância controlada, se a Universidade determinar que o aluno cometeu uma violação disciplinar.

O direito de apresentar uma reclamação ao Departamento de Educação dos EUA sobre supostos descumprimentos pela Universidade da FERPA. Mais informações sobre a FERPA estão disponíveis em www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa. A FERPA é administrada por:

Family Policy Compliance Office U.S. Department of Education 400 Maryland Avenue, SW Washington, DC 20202-8520

Solicitações de Alunos para Liberação de Registros

A pedido por escrito de um aluno, a Universidade pode liberar informações nos registros educacionais da Universidade Jose Maria Vargas para terceiros. O aluno deve fazer uma solicitação para tal liberação por escrito, com a assinatura do aluno, ao Registro Acadêmico. O terceiro designado pelo aluno geralmente não receberá cópias de nenhuma parte do registro do aluno, exceto a transcrição da Universidade. A Universidade pode impor uma taxa pela cópia dos registros de um aluno em conexão com tal liberação, geralmente 20 centavos por página.

Dúvidas sobre a interpretação das diretrizes devem ser encaminhadas ao Registro Acadêmico da Universidade em info@jmvu.edu.

Departamento Responsável: Departamento de Registro